Warum sollte ich ein Upload-Portal verwenden?
- und nicht einfach weiter die Daten per Mail versenden?
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
sehr geehrte Damen und Herren,
für den Empfang digitaler Daten stehen Ihnen mehrere Dienste und Anbieter zur Auswahl: E-Mail, WeTransfer, Websitenformular, Upload-Portal oder Connect-Portal der Hersteller. Sie sind frei in Ihrer Wahl, müssen jedoch ein paar Dinge beachten, wie z. B., dass „(…) der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (…)“ treffen müssen. Dies beinhaltet u. a. „die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“. Demnach müssen Sie sicherstellen, dass Ihre digitale Auftragsannahme diesen Richtlinien nach jeden Fall korrekt behandelt. Ist das nicht der Fall, handeln Sie entgegen der DSGVO, was insbesondere im gewerblichen Bereich Strafen nach sich ziehen kann.
Lost in space - Von welcher E-Mail sprechen Sie?
Zusätzlich muss man seine eigenen Arbeitsprozesse an die Auftragsannahme anpassen. Dokumente, Bilder, Auftragsdaten, Notizen und andere sollen gemeinsam übermittelt werden und verfügbar sein. Eine "gepackte" Archivdatei (z.B. .Zip) kann schnell in der Ordner-Struktur von Windows verloren gehen – E-Mail Postfächer sind nach einigen Durchläufen voll oder es werden E-Mails übersehen. Sie sind also fehleranfällig (z.B. durch Überfüllung, Erlöschen der Mailadresse, die Mails werden übersehen auf Grund der unüberschaubaren Flut von Posteingängen, obendrein kann es gehackt werden). Ein Upload-Portal bzw. Auftragsportal dient nur dem übergeordneten Ziel direkte, professionelle und sichere Kommunikation mit Abrufgarantie zu ermöglichen.
Es wirkt für den Kunden weitaus professioneller als eine E-Mail Lösung oder die anonyme Zwischenspeicherung auf WeTransfer. Die Bedienung ist noch einfacher, da keine Mailadresse herausgesucht werden muss, die Zuständigkeiten und Mitarbeiter sind klar definiert hinterlegt und auf der Empfängerseite geht keine Mitteilung unter.
Gern stellen wir Ihnen unser Upload-Portal zur Verfügung. Sie verwalten Ihre Daten aus der DentalTheke heraus und können dort Ihre Aufträge einsehen und speichern.
Sprechen Sie uns gerne an, wir sind für Sie da.
Silas Feddersen: 01525-288 79 36
oder schreiben Sie eine Mail an s.feddersen@dentaltheke.de
Ihr DentalTheke-Team
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